A auditoria financeira é um processo fundamental para o sucesso da gestão de uma empresa, seja para pequenos ou grandes negócios. Com ela, é possível identificar problemas, avaliar riscos e entender a realidade da empresa para tomar melhores decisões.
Essa prática não é realizada por todas as empresas, seja por não entenderem a importância de realizar uma, ou por não saberem fazer. Porém essa estratégia é importante para o negócio como manutenções e limpezas automotivas.
O que é uma auditoria financeira?
A auditoria nada mais é que um processo de análise das finanças de uma empresa, onde é possível comparar e certificar se os registros de lançamentos, e extratos estão correspondendo com os valores físicos e saldos.
Esse papel é dos auditores, que mapeiam todos os recursos financeiros de todos os departamentos, entendendo o destino de cada centavo, analisando as contas bancárias, suas transferências, pagamentos, compras, salários, entre outros.
Ela é responsável por identificar a existência ou riscos de problemas das atividades da empresa, a partir do controle e procedimentos internos, verificando como esse dinheiro está sendo gasto e se está obtendo bons resultados.
Existem dois tipos de auditoria, a interna, que atende as demandas da administração e gestão da empresa. E a externa, que assegura as boas práticas da empresa, mostrando transparência e assegurando confiança como muros pré moldados.
Para que serve uma auditoria financeira?
O objetivo principal de ter uma auditoria financeira dentro da empresa, é melhorar o processo, prestar contas sobre a entrada e saída de dinheiro daquela empresa, garantir que as normas políticas estejam sendo aplicadas corretamente aumentando a confiança.
Além disso, essas atividades e controles internos, podem ajudar com a proteção de fraudes, previne pagamentos atrasados e segurança contra roubo. Tudo isso evitará esses problemas, ajudando a empresa a não levar prejuízos, podendo levar à falência.
A prestação de contas gera credibilidade para a empresa diante do mercado, pois começa a ser considerado por investidores e acionistas, tornando- se competitiva e estruturada.
Nesse sentido, erros fiscais e financeiros têm uma tolerância muito baixa para o negócio, sendo fatores importantes na hora de avaliar a eficácia da organização.
Tendo em vista os objetivos da auditoria, realizar essa análise detalhadamente proporciona diversos benefícios, como por exemplo:
- Ajuda na tomada de decisão;
- Redução de custos;
- Sustentabilidade no negócio;
- Melhor adequação às leis;
- Mais segurança;
- Acompanhamento da eficiência dos processos;
- Fiscalização constante e efetiva;
- Dificulta desvios e pagamentos indevidos.
A empresa que tem como prática realizar o processo de auditoria, está ciente sobre suas finanças. Por exemplo, um pet shop, com a auditoria em dia, se houver algum imprevisto, não afetará financeiramente o negócio.
O que é preciso para fazer uma boa auditoria
O processo de auditoria deve ser feito através de um planejamento específico. Sendo necessária atenção dos gestores com a primeira tomada de decisão, se será uma equipe interna ou externa que fará o levantamento dessas atividades e documentos.
Alguns fatores como, treinamento de auditores internos, agendar datas, definição dos procedimentos de auditoria, reunião com a equipe, entre outros fatores devem ser considerados, como uma pintura interna de apartamento.
Para isso, é importante que o gestor dessa empresa invista em tecnologias ou profissionais, para otimizar seu tempo e controle financeiro, ajudando ainda a melhorar o desempenho dos profissionais deste setor.
É necessário um conhecimento técnico para realizar a auditoria financeira, pois só assim será possível que várias partes como acionistas, investidores, funcionários e fornecedores se beneficiem. Abaixo alguns passos essenciais para serem seguidos:
Mapear os processos
O primeiro passo para realizar a auditoria é o mapeamento de todos os processos existentes na área financeira, sendo eles:
- Fluxo de caixa;
- Pagamentos de fornecedores;
- Cobrança de inadimplentes;
- Pagamentos dos funcionários;
- Extratos bancários;
- Entradas e saídas.
Nesse processo é preciso esquematizar e reduzir essas tarefas, a fim de ter uma visão clara das demandas de cada setor. É importante que seja realizada por um profissional capacitado ou o próprio gestor da empresa.
Identificar os riscos
Após o mapeamento, é possível identificar os riscos dos processos analisados anteriormente. Podendo ter uma percepção melhor dos erros ou inconsistências que estão fora das normalidades financeiras.
Identificar monitoramento interno
O próximo passo após entender os riscos e os impactos que os processos financeiros podem causar, é analisar os monitoramentos internos, para poder minimizar esses impactos.
É necessário analisar todos os tipos de controles existentes dentro dessa empresa, sendo os principais deles:
- relatórios;
- planilhas
- sistemas;
- contratos;
- assinaturas;
- carimbos;
- baixas;
- revisões;
- conciliações.
Para cada procedimento ou situação deve ser usado como parâmetro qual controle interno deve existir para minimizar os riscos e se ele já está implantado.
Testar o controle interno
A fase de teste é sempre muito importante para a tomada de decisão e descarte de qualquer ação.
Pois só assim é possível medir de fato o nível de segurança e eficiência de todos os procedimentos internos escolhidos pela empresa, descobrindo se minimizam ou não os riscos.
Para checar cada área das finanças, como contas a pagar, tesouraria, contas a receber, poderão ser utilizadas as seguintes técnicas:
- Observação;
- Exame físico;
- Inquérito;
- Validação;
- Cálculos.
Essas são apenas algumas das técnicas que poderão ser utilizadas. Caso o auditor ou gestor encontre falhas nos controles internos, os problemas deverão ser analisados para entender os impactos causados.
Analisar os resultados
A análise dos resultados mostra as evidências após a aplicação das técnicas de auditoria, com ela é capaz de identificar os sinais de que os monitoramentos internos estão sendo feitos corretamente ou não.
É importante lembrar que a auditoria não serve apenas para apontar erros ou fraudes, apesar de só ser levantada essa questão após encontrar alguma falha financeira dentro da empresa.
O ponto crucial desta etapa é a elaboração de um relatório, com sugestão de melhorias, como formas para que clínicas de reabilitação para dependentes químicos consigam desenvolver seus resultados.
Isso porque, elas servem para solucionar problemas específicos e caso esteja funcionando, recomenda-se que o empreendimento, por sua vez, invista na manutenção do procedimento.
Formas para preparar uma auditoria
Como qualquer coisa importante que deve ser feita dentro de uma empresa, é necessário um planejamento como revendedores de açaí precisa para saber quando repor a mercadoria, para a realização de uma auditoria é praticamente a mesma coisa.
Muito além de ser apenas uma ferramenta que indica o que pode ou não ser melhorado, a importância de uma auditoria financeira limpa é a possibilidade de adotar estratégias que sejam mais eficientes e otimizem o tempo. Dentre os passos a serem seguidos estão:
Definir objetivos
Para começar uma auditoria é importante ter bem definido quais os motivos que levou a fazer esse levantamento e quais resultados espera atingir, tal qual encaminhamentos veterinários para que o profissional saiba exatamente o que deve fazer.
Ao analisar por áreas específicas, como a operacional, contábil, de gestão ou sistemas, fica mais fácil chegar a resultados mais precisos. Por isso é importante saber quais são os objetivos, de forma que seja colhido informações suficientes para tal avaliação e melhorias.
Cronograma
Manter um cronograma como rotina facilita a entender com regularidade a importância de ter o sistema sob controle. Porém, apenas saber quando deve ser feito não resolve. É necessário considerar:
- Quais processos serão auditados;
- Quando isso ocorrerá;
- Quais ferramentas serão necessárias;
- Quais requisitos serão levados em consideração;
- Quais indícios do problema.
É necessário ter tudo anotado nos mínimos detalhes para que a auditoria interna desta empresa obtenha sucesso.
Manter a equipe informada
Trabalhar em equipe é mais do que importante nesse momento de levantamento, pois são quem trabalha dentro da empresa que conhece bem as falhas internas.
Desta forma, é fundamental que os gestores e auditores estejam em sintonia com a equipe para um melhor controle.
Levantamento de pendências
Por ser um processo contínuo de melhorias dentro da empresa, é importante verificar certas informações em relação ao financeiro antes de iniciar o processo de auditoria interna. São elas:
- As não conformidades de auditorias anteriores;
- O que foi sugerido como melhoria e não foi feito;
- Quais planos de ação não foram concluídos;
- Problemas no dia-a-dia;
- Ajustes em processos que foram realizados e não funcionaram;
- Pontos de atenção para direção e gestores;
- Outras situações importantes que sejam relevantes para o auditor.
O histórico das auditorias anteriores, ajudará na avaliação do dos resultados que foram alcançados ou não, tal qual como o histórico de pacientes que voltaram para internação para tratamento de drogas, sendo possível gerar resultados melhores.
Elaboração de relatórios
A elaboração de um bom relatório é capaz de esclarecer e trabalhar com a transparência, respondendo perguntas que antes estavam no ar. Nesse relatório é importante ter as possíveis respostas que a empresa gostaria de receber, como:
- Quais procedimentos, processos e tarefas foram auditados;
- Quais problemas foram encontrados;
- Quais ações devem ser implementadas;
- Em quais áreas as melhorias devem ser focadas;
- Onde se deve investir.
Em caso de problemas detectados, deve ser detalhado o que foi encontrado e suas evidências que confirmem isso. Isso ajudará a evitar questionamentos por parte das pessoas que o relatório estará sendo apresentado.
Considerações finais
Como foi possível avaliar durante o texto, ter uma auditoria financeira limpa para uma empresa é de extrema importância, sendo indispensável e gerando vários benefícios.
Tornar essa atividade presente na rotina da empresa é uma forma de ver de perto o desenvolvimento financeiro, consertar a tempo e evitar problemas futuros.
Manter os controles internos caminhando com as normas e procedimentos contábeis, fará com que o negócio transpareça confiança para o mercado.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento e Agência Virtualiti onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.